仕事を効率化

 

働くママは、残業や休日出勤ってなかなかできないですよね。

小さい子どもがいる場合は誰かにお世話をしてもらわなきゃいけないし、保育園のお迎えだって急がなきゃ。

もう少し大きくなると学校や部活、習い事のイベントも多くなって休日出勤も思うようにできません。

でも、残業や休日出勤をするスタッフのほうがエライ?

 

いえいえ。

 

時間内に仕事を終わらせることができるスタッフだって有能ですよ。

与えられた仕事の量にもよりますが、同じ量なら時間内に終わらせるほうが優秀なスタッフと言えるでしょう。

しかも、短時間で終わらせたからってザツだったり、テキトーに済ませただけだとしたら「効率的」ではありませんね。

時間内に、手抜きすることなく仕事を終わらせる!仕事を効率化するポイントを3つご紹介します。

 

1.やることリストを作る!(タスクメモ・TODOリスト)

課せられた仕事を「タスク(TASK)」、やらなきゃいけないことリストを「TODO(トゥードゥー)リスト」といいます。

裏紙でも、小さいメモ帳でも、使いやすいものを用意しましょう。

スマートフォンのメモ帳機能を使う方もいらっしゃいいます。

そして、やらなきゃいけないことを箇条書きします。

すぐにやるべきもの、時間があったらやろうと思っていること、今抱えている仕事の優先順位を考えながら。

終わったもの、する必要のなくなったもの、誰かに頼んだものは横線 ――― で消します。

新たに増えたやらなきゃいけないことは、どんどん書き足していきましょう。

今やらなきゃいけないことと、その優先順位、やり忘れる防止にもなります。

デスクワークの方なら、裏紙を常に胸の前に置いておくことをオススメします。

やることリストにもなりますし、電話のときのメモ、他のスタッフからの指示を書き留めることもできますよ。

そして横線で消したやることリストを見返してみると、「あたし、がんばったー!!」と思えます。

自分で自分を褒めてあげてくださいね。

 

TODOリスト

見るのはあなただけのリストなので、言葉や文字はあなたがわかればOK!
いらなくなったら、適切に処理してくださいね。

 

2.タスクに制限時間を作る!

やることリストにある項目に制限時間を設けるのです。

始める前に「30分で終わらせる!」「お昼休みまでに仕上げる!」「15時までに提出する!」と、自分の中で制限時間を決めてみましょう。

あんまりムリのある制限時間だと、その意味をなさなくなってしまうので、ちょっとがんばればできるかもしれない時間設定をしてくださいね。

制限時間とあなた自身との戦いです。

横から緊急のタスクが入ってくることもありますので、そこは臨機応変に対応していきましょう。

 

3.終業時間までに終わらないときは、相談する!

「やばいっ!終わらない(汗)」と感じたら、早めに対策を取りましょう。

指示のあったタスクなら、指示をした人に「終わりそうもないので、明日でいいですか?明日の○時までには終わらせます。」他のスタッフにお手伝いをお願いできるタスクなら「ちょっと手伝ってもらいたいんだけど・・・。」

終業時間ギリギリになると、対策を取っているうちに時間がなくなってしまいますから「やばいっ!」と思ったら相談してみてください。

「急ぎの指示だと思っていたけど、明日の午前中でもいいんだって。よかった~。」となるかもしれません。

もし「明日では困る!今日中に終わらせて!」という指示であれば、保育園のお迎えやごはんの準備、買い物など家族にお願いできるものがあれば連絡しましょう。

近くに頼れる家族や知り合いがいないのであれば、ファミリーサポートやママ友などの味方がいると安心ですね。

 

働くママは時間との戦いです。

パパほど自分のやりたいようにお仕事ができないんですよね。

でも、何もママだけが時間のやりくりをしなければいけないルールなんてありません。

予定通りにいかないときは、パパにも協力してもらえるようにお話しておきたいですね。

 

 

こっちも読みたい!!